Planung

In der Planungsphase werden Aktivitäten  koordiniert und zeitlich genau geplant. Ungenügende Planung rächt sich im Laufe des Projekts und führt nicht selten zu großen Zeitverzögerungen oder sogar zum Scheitern. Die Fragen WER, WAS, WANN, WIE macht werden in dieser Phase fixiert.

Den Überblick bringt der Projektstrukturplan

Der erste Schritt zu einem Überblick über die anstehenden Aufgaben ist die Erstellung eines Projektstrukturplans. Er schafft ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs für das gesamte Projektteam. Dabei wird das Projekt hierarchisch in Hauptaufgaben, diese in Teilaufgaben und diese wiederum in Arbeitspakete aufgesplittet. So wird bereits zu Beginn des Projekts der gesamte Leistungsumfang dargestellt und die eindeutige Zuordnung der einzelnen Arbeitspakete zu bestimmten Personen ermöglicht. 
 
Um den Überblick nicht gleich wieder zu verlieren muss darauf geachtet werden, dass im Projektstrukturplan noch keine Abläufe, einzuhaltenden Termine oder Ressourcen berücksichtigt werden. Hingegen müssen alle „Nebenbei-Tätigkeiten“, die Zeit in Anspruch nehmen, mitbedacht werden: die begleitende Dokumentation, Projektsitzungen, Räume organisieren, Kontakte knüpfen ... 
 

Hier können Sie einen Vordruck für einen Projektstrukturplan downloaden.

Mind Mapping und Brainstorming sind beispielsweise geeignete Methoden, um das gesamte Projekt in konkrete Arbeitspakete zu gliedern.

Mit dem Projektablaufplan wird es konkret

Der Projektablaufplan ist die detailliertere Fortführung des Projektstrukturplans. Er ordnet  alles in einen zeitlichen Ablauf und berücksichtigt dabei die Logik der Abfolge und gegenseitige Abhängigkeiten. Sobald vorhandene Abhängigkeiten dargestellt werden, wird der Ablauf des Projektes sichtbar: Manche Aufgaben können erst bearbeitet werden, wenn andere bereits erledigt sind, andere Aufgaben wiederum können durchaus parallel laufen. 
 
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Aufwandschätzung, also wie viel Zeit für einzelne Aktivitäten eingeplant werden muss – auf genügend Pufferzeiten ist zu achten. Eine gut überlegte Zeitplanung ist das Um und Auf für die positive Abwicklung eines Projekts. Als Arbeitsgrundlage dienen der Projektstrukturplan und ein aktueller Kalender. Wie ein Projektablaufplan visualisiert wird, ist in gewisser Weise Geschmacksache: Excel-Datei, Plakat, Übersichtskalender ... Meilensteine werden eingetragen und sonstige Termine und Aktivitäten. Schnell wird klar, wo es Engpässe geben könnte und wo der Plan noch modifiziert werden muss. 
 
Nicht wegzudenken aus der Projektplanung ist die Festlegung so genannter Meilensteine. Sie bezeichnen Punkte im Arbeitsprozess, an denen wichtige Arbeitspakete abgeschlossen sind. Meilensteine werden im Projektablaufplan deutlich hervorgehoben, in den Projektsitzungen wird den Meilensteinen immer besondere Aufmerksamkeit geschenkt.

Das liebe Geld

Wichtig ist, von Anfang an eine/n Verantwortliche/n zu bestellen, die/der das Budget über den gesamten Projektzeitraum überwacht und verwaltet. Zunächst ist ein Kostenplan zu erstellen. Um finanzielle Mittel aufzutreiben ist Kreativität gefragt. Neben Eigenmitteln können Sponsoren (Geschäfte, Firmen, Banken, ...) oder Förderungen (z.B. Bildungsförderungsfonds, IMST-Fonds, …) als Geldquellen angedacht werden. Aber auch Sachspenden von Betrieben können sehr hilfreich sein. Die Gemeinde könnte mit Dienstleistungen oder Infrastruktur unterstützen. Schulen haben den Vorteil über einen großen Pool von ExpertInnen zu verfügen: Eltern aus vielen  Berufsgruppen sind oft gerne bereit sich einzubringen (z.B. durch Vorträge, Führungen etc.) oder Kontakte herzustellen. Kooperationen mit Berufsbildenden Schulen wie Höhere Technische Lehranstalten, Gartenbauschulen, Modeschulen etc. können für alle Beteiligten eine große Bereicherung darstellen. 
 
Für die Abrechnung sind die Originalbeläge zu sammeln und zu ordnen. Hier lesen Sie mehr zum Thema Projektabrechnung
Die Grobplanung für das Projekt ist somit beendet. Bevor es an die Durchführung geht, müssen im Aktionsplan/ToDo-Liste die anstehenden Aufgaben an die einzelnen Projektmitglieder verteilt werden.

Dokumentation von Anfang an

Nicht zu vergessen ist die Projekt begleitende Dokumentation, die bereits in der Planungsphase beginnt. Dazu gehört beispielsweise das Sammeln von Sitzungsprotokollen und das Fotografieren von Flipchart-Ergebnissen aber auch das sinnvolle und einheitliche Strukturieren von Dateien.

Die Besonderheit von Schulprojekten in der Planungsphase

Auch in der Planungsphase ist die Beteiligung der SchülerInnen für den Erfolg des Projektes essentiell. Das Gefühl Entscheidendes beitragen zu können, fördert das Verantwortungsbewusstsein, das Engagement und die Identifikation mit dem Vorhaben. 
 
Durch das Visualisieren der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen im Projektablaufplan wird die Verantwortung, welche die einzelnen arbeitenden Gruppen für den Gesamtprozess und damit für das Gelingen des Projektes haben, sichtbar. Weiters ermöglicht ein sorgfältig erstellter Projektablaufplan das Projekt so in die schulische Alltagsroutine einzuplanen, dass es leistbar ist und es zu möglichst wenigen Kollisionen mit dem schulischen Alltag kommt.

Quelle:

Christoph Berger, Karin Schubert
Projektmanagement: Mit System zum Erfolg
Ein Handbuch mit CD-Rom
MANZ
Fachliteratur

Susanne Endler
Projektmanagement in der Schule
Projekte erfolgreich planen und gestalten in der 1. - 13. Klasse
aol-verlag, 2006

Florian Nohl
Der Projektunterricht
Grundlagen, Materialien, Bewertung. 
Klasse 5- 10
aol-verlag
Pädagogik und Praxis

Frey, K.
Die Projektmethode
Der Weg zum bildenden Tun. Einführung in die Projektmethode mit allen wichtigen Aspekten. Kartoniert, 344 Seiten.
Beltz
Fachliteratur

Die nächsten Einreichfristen:

  • schulische Projekte
    einreichen bis 31. Oktober 2020

  • außerschulische Projekte
    derzeit keine Einreichung möglich
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